Kjarni og stafræn umbreyting í mannauðs- og launamálum | Notendaráðstefna 2023

Spennandi tímar framundan hjá Kjarna

Notendaráðstefna Kjarna er nýlega afstaðin og þar fengum við að hitta fjölda notenda Kjarna. Teymið á bak Kjarna gat þar miðlað þekkingu, tekið á móti góðum ábendingum, og frætt um framtíð kerfsins.

Við fengum góða gesti frá Hafnarfjarðarbæ, Byko, Póstinum, Reykjanesbæ og mannauðsstjóra Origo sem öll sögðu okkur frá sinni reynslu af Kjarna. Anna Margrét sýndi okkur hvernig ferli og þjónusta í Kjarna eru endurhönnuð. Halla Árnadóttir og Þorgerður Guðný fóru saman yfir vöruvegavísi Kjarna fyrir næstu fjóra ársfjórðunga.

Hafnarfjarðarbær notar rafrænar undirritanir

Hafnarfjarðarbær fékk KPMG með sér í lið til að meta ávinning við innleiðingar á nýjum ferlum, með því að kortleggja fyrri ferla. Notkun rafrænna undirskrifta á skjölum inn í Kjarna styttir alla ferla í kringum ráðningar.

Frá 15. Mars 2022 er búið að undirrita 10.000 sinnum, sem sparar um 1,45 tonn af koltvísýringslosun (tCO2eq) ár hvert. Skrifað er undir rafrænt fyrir heimildir til öflunar úr sakaskrá og samþykkt starfslýsinga. Smíðaður var Sharepoint gagnagrunnur með starfslýsingum og var hann tengdur við Kjarna.

Hver ráðning í almennt starf styttist um 2,2 klukkustundir og ráðning í sérhæfð störf styttist um 3,4 klukkustundir með rafrænum undirskriftum. Það sparar um 23,6 milljónir hjá Hafnarfjarðarbæ ár hvert, eða næstum 2 stöðugildi í vinnu.

Sjálfvirknivæðing hefur ýmsa kosti aðra en tímasparnað vegna skilvirkni:
📝 Fækkun mistaka við innskráningu upplýsingu
📊 Hagnýtingu gagna eins og með mælaborðum 
⚖️ Betri ákvarðanir byggðar á gögnum 

Næst á dagskrá hjá Hafnarfjarðarbæ er að einbeita sér að ferlum í kringum launamál. Launamál hafa einna mest áhrif á streitu og álag stjórnenda. Með því að efla sjálfstæði stjórnenda með sjálfsafgreiðslu og hentugri yfirsýn á stöðu launa getur vinnustaður spornað gegn kulnun í starfi. Sjálfvirknivæðing getur gefið tíma í verðug verkefni, fækkar og eykur ánægju í starfi.

Betri ákvarðanir með Power BI

Viðskiptagreind Origo hefur smíðað tilbúna Power BI viðbót fyrir Kjarna, sem styttir allar uppsetningar á skýrslum og mælaborðum. Þannig er einnig hægt að veita aðgang að upplýsingum tengt mannauði án þess að heimila aðgang að Kjarna sjálfum. Viðbótin er seld sem mánaðarleg áskrift án bindingar. Innifalið í mánaðargjaldi er ein klukkustund af kennslu í kerfinu. Mánaðargjaldið er háð fjölda starfsfólks.

Kjarni í stöðugri þróun

Kjarni er í stöðugri þróun og fór Anna Margrét Gunnarsdóttir frá Kjarna yfir hvernig ferli eru endurhönnuð með notendamiðaðri nálgun. Haldnar voru vinnustofur með þremur hópum notenda og þar fékk hver hópur að láta sköpunargleðina skína. Hugmyndum var safnað saman og voru þær flokkaðar í fjóra flokka: 

• Sársaukapunkta

• Tækifæri

• Verðum að fá

• Væri gott að fá

Hugmyndir voru dýpkaðar, raðað eftir mikilvægi og forgangsraðað. Flæðið var teiknað upp á ný og hver skjár hannaður út frá því. Teikningunum var síðan komið fyrir inn í vefforritinu Figma þar sem notendur gátu prófað nýtt flæði. Næst á dagskrá er að klára prófanir og sýna hópunum þremur sem hjálpaðu okkur að móta nýjan umsóknarvef.

Karakterar (e. personas) styrkja áhrif notenda á hönnun þjónusta.

Gátlistar fyrir fjölbreytt verkefni

Gátlistar eru nýlegt tól í tækjakistu Kjarna og nýlega fengu þeir uppfærslu. Gátlista er hægt að stofna í mannauðshluta Kjarna yfir algeng verkefni sem þörf er á að framkvæma, jafnvel þvert á deildir. Gátlistarnir geta verið fjölbreyttir og henta vel til að tryggja að gengið sé frá öllum nauðsynlegum atriðum við upphaf starfs og við starfslok starfsfólks.

Nýjasta viðbótin í gátlistum er magnvinnsla þar sem hægt er að sjá stöðu á hverjum gátlista fyrir sig, þ.e. hvaða atriði er búið að merkja við í gátlistanum og af hverjum. Mannauðsdeildir, stjórnendur og aðrir sem hafa aðgang að gátlistum, geta einnig skoðað framgang margra lista í einu, til dæmis fyrir stóran hóp af fólki. Þessi nýja virkni mun meðal annars koma sér vel þegar hópur fólks er ráðinn inn í einu, eins og sumarstarfsfólk að vori.

Hvað liggur fyrir hjá Kjarna?

Kjarni er í stöðugri þróun og eru næstu fjórir ársfjórðungar hjá Kjarna uppfullir af nýjungum, viðbótum og breytingum sem spara starfsfólki tíma, auka yfirsýn stjórnenda og valdefla starfsfólk. Hér má sjá það bitastæðasta: 

• Endurskrift á umsóknarvef

• Nýtt Kjarna app

• Viðvera 2.0

• Rúna Launavakt