Nýjungar í Kjarna sem einfalda vinnuna

Gátlistar fyrir betri yfirsýn

Hægt er að stofna gátlista í mannauðshluta Kjarna yfir algeng verkefni sem þörf er á að framkvæma, jafnvel þvert á deildir.

Gátlistarnir geta verið fjölbreyttir og henta t.a.m. til að tryggja að gengið sé frá öllum nauðsynlegum atriðum við upphaf starfs og við starfslok starfsmanns.

Fyrirtæki geta:

• Sérsniðið sniðmát að eigin þörfum.

• Sett tímamörk á gátlista.

• Sett sjálfvirkar áminningar áður en ljúka þarf gátlistanum.

Gátlistar koma vel að notum þegarn ýr starfsmaður er ráðinn. Starfsmaður er stofnaður í ráðningarferlinu og í kjölfar getur mannauðsdeild tengt gátlista á starfsmanninn fyrir þau verkefni sem þarf að afgreiða áður en hann hefur störf. Þar má nefna að taka til búnað sem hann mun þurfa á að halda, aðgangskort, búa til aðgang að tölvukerfum og fleira.

Deildir sem sinna þessum verkefnum fá tilkynningu um að gátlisti hafi verið stofnaður, og geta svo hakað í listann þegar að þeirra hluta verkefnanna er lokið. Gátlistinn sparar þannig fjölda símtala og tölvupósta og auðveldar yfirsýn yfir framvindu verkefna.

Frekari þróun gátlistanna er þegar í vinnslu. Í næstu uppfærslu geta mannauðsdeildir og stjórnendur skoðað framgang margra lista í einu, t.d. fyrir stóran hóp af fólki. Þessi nýja virkni mun meðal annars koma sér vel þegar hópur fólks er ráðinn inn í einu, eins og sumarstarfsfólk að vori.

Rafrænar undirritanir

Í Kjarna er hægt að undirrita skjöl rafrænt í gegnum vefviðmót lausnarinnar. Reglulega hafa komið viðbætur við þá virkni eftir þörfum viðskiptavina.

Nú síðast voru það viðbætur í tengslum við starfsfólk sem gegnir fleiri en einu starfi á sama tíma og undirrituð skjöl tengjast þá viðokmandi starfi og lítur þá að aðgangsstýringum út frá því starfi.

Nú er líka hægt að vista skjölin niður á mismunandi skjalategundir, t.d. ráðningarsamning, starfslýsingu, trúnaðaryfirlýsingu, en ekki bara eina rafræna skjalategund eins og áður var. Þetta skiptir líka máli í tengslum við aðgangsstýringar þar sem margir notendur mega sjá sumar skjalategundirnar en ekki aðrar eins og t.d. ráðningarsamninginn.

Unnið er að frekari viðbótum við rafrænu undirritanirnar sem koma í næstu útgáfu. Þar má nefna ítrekun á aðila sem ekki hafa undirritað skjal og enn sveigjanlegra yfirlit yfir undirritanir.

Teymið mitt

Kjarni auðveldar stjórnendum að hafa umsjón með sínu teymi í gegnum vefviðmót þar sem stjórnendur sjá allar helstu upplýsingar um starfsfólkið. Ný yfirlitssíða teymisins sýnir upplýsingar um starfsmannahópinn, t.d. afmælisdaga, starfsafmæli og kynjahlutfall. Einnig eru á upphafssíðunni nú aðgengilegar þær beiðnir sem stjórnandi á eftir að taka afstöðu til.

Starfsmenn mannauðsdeilda geta nú nýtt starfsmannalistann á vefnum til að komast yfir ítarlegri upplýsingar um starfsmenn í teymisvirkninni en áður var sú virkni aðallega hugsuð fyrir stjórnendur.

Hver er hvar?

Í viðveruhlutanum á vefnum getur stjórnandi nú nálgast yfirlit yfir á hvaða starfsstöð starfsmaður er að vinna þann daginn, hvort hann sé erlendis að vinna að heiman, í orlofi, í veikindaleyfi og fleira.

Starfsfólk skráir þessar upplýsingar á starfsmannavefnum og stjórnandi hefur svo þetta yfirlit yfir hópinn. Í næstu útgáfu er stefnt að sambærilegu yfirlit á starfsmannavefnum þannig að starfsfólk geti séð stöðuna hjá samstarfsfólki sínu. Þar verður ástæða fjarveru þó ekki sérstaklega sýnileg en hún er aftur á móti sýnileg stjórnandanum.

Launaþróunarskýrsla

Launaþróunarskýrsla er góð innsýn inn í stöðu starfsmanna því hún gefur stjórnendum yfirlit yfir hvernig undirmenn þeirra hafa þróast í launum og hvernig launastrúktúrinn er innan hópsins. Nú geta stjórnendur skoðað launaþróunarskýrslu starfsmanna sinna í gegnum allan þeirra feril innan fyrirtækisins, en áður var skýrslan takmörkuð við daginn sem stjórnandinn eða starfsmaðurinn hófu störf í deildinni.

Vefþjónustutenging við Samband Íslenskra sveitarfélaga

Einn af helstu kostum Kjarna eru öflug skýrslugerð og hversu auðvelt það er að vinna með fjölbreyttar upplýsingar, taka þær út úr kerfinu og tengjast öðrum kerfum. Í Kjarna er vefþjónustutenging við nokkur félög og stofnanir þar sem hægt er að skila skýrslum beint í gegnum kerfið. Nýjung á þessu sviði er vefþjónustutenging við Samband íslenskra sveitarfélaga en áður var skýrsla í Kjarna tekin út í Excel og send sambandinu. Sveitarfélögin skila reglulega gögnum inn til Sambandsins, gögn sem hægt er að taka saman í Kjarna með einni aðgerð og senda áfram. Vefþjónustutengingin er góður og öruggur kostur til að senda gögn sem þessiá þriðja aðila.

Öflugar vefþjónustutengingar

Í Kjarna eru öflugar vefþjónustutengingar og er sífellt verið að bæta frekar þar við. Í októberútgáfunni komu ýmsar nýjar vefþjónustur sem m.a. er hægt að nýta í tengingum við skýrslugerðartól, s.s. Power BI. Þar má nefna vefþjónustu sem skilar öllum launaupplýsingum fyrir fyrirtæki niður á kostnaðarstöð og launalið. Hjá stórum fyrirtækjum eru þetta mikið af upplýsingum sem geta verið þungar í vinnslu og munar því miklu að geta fengið gögnin svona samandregin. Einnig skiptir þetta máli ef þeir aðilar sem vinna áfram með gögnin mega ekki sjá launaupplýsingar niður á starfsmann.
Starfsmannaveltuskýrslan í Kjarna er nú líka orðið aðgengileg í gegnum vefþjónustu. Það hefur verið lögð mikil vinna í þann útreikning í Kjarna og því gott fyrir önnur kerfi að nýta þann útreikning og njóta þannig góðs af þeirri vinnu.

Auðveldara að vinna úr umsóknum og sækja um störf

Í ráðningahluta Kjarna er bæði orðið auðveldara vinna í umsóknum og að sækja um störf. Þegar leitað er í umsóknum leitar kerfið ekki aðeins í upplýsingunum sem umsækjandi hefur skráð inn, heldur einnig í skjölum sem hann hefur hlaðið upp, á borð við ferilskrá.

Nú geta umsækjendur einnig skráð sig inn með rafrænum skilríkjum í stað þess að þurfa að stofna aðgang og muna lykilorð. Þar vistast allar upplýsingar sem umsækjandinn skráir inn, svo þegar kemur að næstu starfsumsókn getur hann endurnýtt gögnin.

Sölutölfræði

Ein nýrra lausna í Kjarna er tölfræði fyrir sölu í verslunarhluta mötuneytislausnarinnar. Þar er hægt að sjá yfirlit yfir söluhæstu vörur, hvernig salan breytist á milli tímabila, hverjir kaupa mest af vörum og fleira. Þar er einnig hægt að bera saman verslanir innan fyrirtækis, hvar mesta salan er og hvaða vörur eru mest seldar á hverjum stað. Næsta útgáfa þessa hluta er þegar í vinnslu og mun bjóða upp á sömu lausn fyrir mötuneyti.