Stafræn umbreyting í mannauðsmálum með Kjarna

„Það sparast verulegur tími og þar með fjármunir með aukinni sjálfvirknivæðingu í mannauðsmálum. Einfaldari ferlar kalla á aðkomu færra starfsfólks og krefjast færri handtaka,“ segir Halla Árnadóttir, forstöðukona mannauðs- og launalausna hjá Origo, um Kjarna.

Kjarni er alhliða mannauðs- og launalausn úr smiðju Origo, hönnuð til að halda utan um allt frá ráðningu til starfsloka. Sjálfvirknivæðing hefur verið eitt af lykilhugtökunum við þróun kerfisins til að lágmarka vinnu og hámarka afköst þeirra sem starfa með það.

Sjálfvirk millifærsla upplýsinga

„Við getum tekið ráðningarferlið sem dæmi. Umsækjandi sækir um í gegnum Kjarna og fyllir inn sínar upplýsingar. Við ráðningu er skrifað undir samninginn rafrænt og upplýsingarnar vistast í mannauðskerfinu ásamt samningnum. Bæði starfsmaðurinn og yfirmaður hans fá aðgang að upplýsingunum í kerfinu. Þar hafa þeir líka aðgang að orlofsstöðu, launaupplýsingum og fleiru. Starfsmaðurinn getur sent inn beiðnir og sótt um styrki, og yfirmaður samþykkt eða ekki. Þetta sparar mikinn tíma í mannauðs - og launadeildum sem hefði annars farið í að færa upplýsingar frá einu kerfi í annað eða svara einföldum fyrirspurnum.“ segir Halla.

Sparnaður við stafræna umbreytingu

Fjöldi fyrirtækja og stofnana eru með áskrift af Kjarna og laun nokkurra tuga þúsunda launþega eru reiknuð í kerfinu í hverjum mánuði.

„Einn af viðskiptavinum Kjarna er Hafnarfjarðarbær, sem innleiddi kerfið á síðasta ári. Í kjölfarið gerði KPMG úttekt á áhrifum innleiðingar Kjarna og annarra stafrænna umbreytinga hjá sveitafélaginu, sem leiddi í ljós að Kjarni minnkar m.a. vinnu í ráðninga- og starfslokaferlum en það tekur 1,4 klst styttri tíma að birta starfsauglýsingu með Kjarna og 30 mínútur sparast við að uppfæra aðgangsstýringar við hver starfslok í sérfræði- og stjórnendastörfum“

Hjá stofnun eins og Hafnarfjarðarbæ, sem ræður inn um þúsund manns til sumarstarfa á hverju ári og hefur yfir tvöfalt það magn af föstu starfsfólki, er þetta talsverður tími sem sparast. Tími sem starfsfólk getur þess í stað notað til að sinna öðrum verkefnum.“ segir Halla.

Meira öryggi með einu kerfi

Upplýsingaöryggi og persónuvernd eru orð sem heyrast reglulega, ekki að ástæðulausu í heimi sem er í stöðugri stafrænni þróun. Þetta eru hugtök sem öll tæknifyrirtæki þurfa að taka mið af, samkvæmt Höllu. „Kjarni telur nokkra mismunandi kerfishluta, mannauð, fræðslu, ráðningar, frammistöðumat, gátlista, laun, launaáætlun, dagpeninga, viðveru og mötuneyti, en þetta er allt innan sama kerfisins. Með því að hafa allt í sama kerfinu og sleppa þar með við að nota tölvupóst til að senda gögn eða þurfa að hlaða gögnum niður úr einu forriti til að hlaða þeim upp í annað, eykst öryggi notenda til muna. Það er ekki hægt að bera þetta saman við að senda inn starfsumsókn á almennt póstfang

fyrirtækis sem margir hafa aðgang að, eða senda viðkvæmar launaupplýsingar í tölvupósti.

Þar að auki er mun auðveldara að vinna með bæði skjöl og upplýsingar ef allt er á sama staðnum. Þurfi til dæmis, vegna persónuverndarsjónarmiða, að sækja allar upplýsingar sem fyrirtækið hefur um ákveðinn starfsmann úr öllum kerfishlutum er það einfaldlega gert með því að ýta á einn hnapp.“

Aðgengilegt í allskonar tækjum

„Einn af mínum uppáhalds kostum við Kjarna er vefviðmótið,” segir Halla sem vinnur sjálf mikið í kerfinu. „Vefviðmótið gerir það að verkum að Kjarni er aðgengilegur án nokkurra vandræða úr hvaða stýrikerfi sem er, Windows, Apple eða Android svo dæmi sé tekið. Stjórnendur Origo samþykkja laun á Kjarnavefnum fyrir útborgun í hverjum mánuði og ef ég hef verið fjarverandi á þeim tíma þá er þægilegt að geta afgreitt það beint í gegnum símann, þess vegna liggjandi á sólarströnd.“

Stöðugar umbætur

Kjarni er í sífelldri þróun, meðal annars út frá athugasemdum og ábendingum um hvaða viðbætur viðskiptavinum þykja æskilegar. “Við erum mjög spennt að fylgjast með hvernig ein af nýustu viðbótunum við Kjarna kemur til með að nýtast hjá viðskiptavinum okkar en það er samþykktarferli fyrir launabreytingar. Þar getur stjórnandi séð stöðuna á launum hvers og eins starfsmanns m.t.t. jafnlaunvottunar auk þess sem hann getur þar séð launaþróun viðkomandi aðila. Stjórnandinn getur í kjölfar launasamtals sent inn tillögu að launabreytingu sem sendist til samþykktar til þeirra aðila sem sjá um jafnlaunakerfið hjá viðkomandi fyrirtæki. Í kjölfarið er hægt að samþykkja eða hafna viðkomandi launabreytingu og senda samþykkta launabreytingu alla leið í rafræna undirritun.“

„Við erum svo að vinna í ýmsum frekari nýjungum núna. Tvö dæmi sem gaman er að nefna eru að starfsmannavefurinn verður aðgengilegur í smáforriti, sem gerir hann enn þægilegri í notkun fyrir starfsfólk viðskiptavina okkar sem vinnur ekki við tölvu, og svo kemur útgáfa 2.0 af viðveruhlutanum í lok þessa árs. Viðveruhlutinn er innbyggður í kerfið og gerir Kjarna enn heildstæðari. Það eru nokkur mannauðs- og launakerfi á markaðnum sem geta, eins og Kjarni, tengst helstu viðverukerfunum, en ekkert annað íslenskt mannauðs- og launakerfi er með viðveruna inni í kerfinu sjálfu. Okkur finnst ákveðin bylting að hafa allt á einum stað, það er bæði mun þægilegra og öruggara.“