Aukin sjálfsafgreiðsla í október útgáfu Kjarna

Dagpeninga- og fræðslubeiðnir í snjallforriti

Starfsfólk gat áður sent inn dagpeningabeiðni í gegnum Starfsmannavefinn, en frá og með október útgáfunni getur starfsfólk einnig gert það í gegnum snjallforrit Kjarna.

Til viðbótar við dagpeningabeiðnir þá getur starfsfólk einnig sent inn fræðslubeiðnir í gegnum bæði Starfsmannavefinn og snjallforitið.

Stjórnandi fær beiðnina senda og getur samþykkt eða hafnað. Starfsfólk sér í snjallforritinu yfirlit yfir allar þær beiðnir sem það hefur sent inn ásamt stöðunni á hverri og einni.

Nýir möguleikar í rafrænum undirritunum

Reglulega kemur upp þörf hjá fyrirtækjum að geta sent skjöl til rafrænnar undirritunar á hóp starfsfólks. Þetta getur til dæmis átt við þegar það verður breyting á vinnutíma starfsfólks, breyting á kennitölu vinnuveitanda eða þegar undirrita þarf kaupréttarsamninga.

Möguleika á að geta sent skjöl í undirritun á hóp starfsfólks hefur nú verið bætt við rafrænu undirritanirnar í Kjarna. Notandi velur starfsmannahópinn og viðeigandi skjal og sendir skjalið í undirritun til allra aðila á sama tíma. Þetta sparar umtalsverða vinnu hjá mannauðs- og launadeildum sem annars þyrftu að senda skjalið á einn starfsmann í einu.

Taktikal

Þeir viðskiptavinir sem nota Taktikal almennt í rafrænum undirritunum geta nú einnig notað Taktikal fyrir rafrænar undirritanir í Kjarna. Taktikal býður upp á möguleika á einföldum undirritunum og eins undirritun með Auðkennisapp-ið til að undirrita.

Dokobit

Í Kjarna hefur verið bætt við tengingu við nýrri vefþjónustu frá Dokobit en þá sem var upphaflega notuð, svo viðskiptavinir Dokobit og Kjarna geta nú notað einfaldar undirritanir og Auðkennisapp-ið til að undirrita.

Samþykktarferli launabreytinga styður nú launatöflur

Samþykktarferli launabreytinga kom nýtt inn í Kjarna í upphafi árs 2023 og hefur verið mikið notað á meðal viðskiptavina.

Samþykktarferlið hefur hingað til aðeins stutt krónu- og prósentuhækkun launa en í október útgáfunni var bætt inn möguleika fyrir launa- og þrepahækkanir sem nýtist vel þar sem starfsmenn eru á kjarasamningsbundnum launum. Héðan í frá nýtist samþykktarferlið því fyrir enn stærri hóp starfsfólks.

Í samþykktarferlinu hefur einnig bæst við sá möguleiki að senda tölvupóst til starfsmanns þegar launabreyting er samþykkt. Þessari virkni var bætt við fyrir þá viðskiptavini sem ekki nýta rafrænar undirritanir í Kjarna.

Starfsfólk hefur betra yfirlit yfir samsetningu sinna launa

Laun starfsfólks sveitarfélaga geta verið öðruvísi samsett en laun starfsfólks á almennum markaði. Til þess að starfsfólk sveitarfélaga hafi enn betra yfirlit yfir samsetningu launa sinna hefur upplýsingum um grunnlaunaflokka verið bætt við launaupplýsingahluta snjallforritsins. Þar getur starfsfólk séð alla þá grunnlaunaflokka sem skráðir eru á það.

Skráning umsjónarmanna á Kjarnavef

Nú er hægt að viðhalda skráningum umsjónarmanna á Kjarnavef. Þessar upplýsingar erfast af skipulagseiningu starfsmanns en þær er hægt að yfirskrifa á starfsmanninum sjálfum.

Hingað til hefur aðeins verið hægt að viðhalda þessum upplýsingum í "client" viðmóti Kjarna en nú hefur þessu verið bætt á Kjarnavefinn. Þar geta stjórnendur eða mannauðs- og launafólk viðhaldið þessum upplýsingum á starfsfólki.

Þetta getur til dæmis verið hentugt þegar stjórnandi vill útdeila hlutverki tímastjóra eða framkvæmdaraðila frammistöðumats til annars aðila innan teymisins. Þá getur stjórnandinn breytt skráningum sjálfur og öll tilheyrandi virkni í Kjarna miðar þá við þessa nýju aðila.

Lokadagur fyrir tímabundna ráðningu og sumarstarf

Til þægindarauka hefur verið bætt við virknina þegar verið er að ráða starfsmann úr ráðningarhluta Kjarna, eða þegar verið er að stofna hann beint í mannauðshlutann.

Þessi viðbót á við þegar um tímabundna ráðningu eða sumarstarf er að ræða og býður upp á þann valmöguleika að skrá inn síðasta starfsdag starfsmanns. Við það að skrá inn síðasta starfsdag setur Kjarni endadagsetningu á tímabundnu ráðninguna/sumarstarfið og stofnar sjálfkrafa hættur færslu sem tekur við af tímabundnu ráðningunni/sumarstarfinu.

Þetta einfaldar skráningu fyrir notendur og tryggir að allir aðilar séu meðvitaðir um áætlaðan lokadag. Ef sjálfvirkar áminningar eru í notkun þá sendast þær einnig út frá þessum lokadegi.

Eyðingarforrit sem eyðir öllum starfsmanna- og launagögnum

Í Kjarna hefur um árabil verið forrit tengt persónuvernd sem hægt er að keyra til að eyða sjálfkrafa út öllum starfsmannaupplýsingum og skjölum af starfsfólki ákveðnum tíma eftir að þau hafa látið af störfum.

Bókhaldslög segja til um að geyma þurfi launagögn í ákveðinn árafjölda og Kjarni hefur verið það ungt kerfi að lengi vel var ekki þörf fyrir forrit sem eyðir öllum gögnum hjá starfsfólki sem hefur hætt, þ.á.m. launagögnum.

Þar sem það styttist nú í 10 ára afmæli Kjarna er þörf á að geta á einfaldan hátt eytt öllum gögnum starfsfólks sem lokið hefur störfum og hefur slíku foriti því verið bætt við Kjarna.

Þjóðernistölfræði á Kjarnavef

Á upphafssíðu Kjarnavefsins hefur nú verið bætt við grafi fyrir þjóðernistölfræði. Þar er nú hægt að sjá hvernig starfsmannahópurinn dreifist m.t.t. þjóðernis sem getur verið mjög áhugavert í ljósi auksins fjölbreytileika íslensks vinnuafls.

Ýmsar aðrar viðbætur

• Starfsfólk getur nú svarað námskeiðsmati í snjallforritinu en ekki eingöngu á Starfsmannavefnum eins og áður var. Hægt er að setja námskeiðsmatið upp með opnum spurningum eða valmöguleikum og hægt er að hafa mismunandi námskeiðsmat eftir námskeiðum, ef það á við.

• Nú er hægt að stilla að önnur síða komi upp sem upphafssíða í snjallforritinu.

• Hægt er að stilla að það sendist tölvupóstur á næsta yfirmann þegar tímafærsla er skráð í viðveruhluta snjallforritsins. Hægt er að stilla fyrir hvern og einn viðskiptavin hvaða tímategundir tölvupóstar eiga að sendast.

• Það kemur fyrir að stjórnendur þurfa að nálgast gögn hjá starfsfólki sem hefur lokið störfum. Það hefur því verið bætt við möguleika á Kjarnavefinn að birta hætta starfsmenn í starfsmannalista.

• Frá upphafi hefur verið hægt að skrá nánasta aðstandanda starfsmanns í Kjarna. Nú hefur því veirð bætt við að hægt sé að skrá annan aðstandanda til viðbótar.